The new EU Directive on Public Procurement: Accelerated Procedures / Proceduri Accelerate : Noile Directive ale UE în Achiziţii Publice

Over the coming months the Tenders Direct Blog will cover the changes coming into force as a result of the new EU Directives on Public Procurement. So far we have already covered:

–    The history and a brief overview of the changes (The new EU Directives on Public Procurement have been published!)

This blog will discuss the new procurement procedure ‘accelerated open’ and the changes surrounding the use of the ‘accelerated’ procedures.  Please read our previous blogs and sign up to receive notification when the next in the series is published.

The new EU Directive on Public Procurement: Accelerated Procedures 

 Within the new Directive on Public Procurement there now exists a new ‘Accelerated Open Procedure’. This is the same as the Open Procedure but with accelerated time-frames. Previously there was only an accelerated option for the Restricted Procedure and the Negotiated Procedure (called ‘Competitive Procedure with Negotiation’ under the new Directive). The introduction of this new Accelerated Open Procedure is hoped to improve the flexibility within public procurement for buyers. It is expected that the introduction of this new procedure will result in a drop in the usage of the Accelerated Restricted Procedure.

These accelerated procedures can still only be used in states of urgency. However, the previous ambiguity around ‘urgency’ has been clarified and the reasons for justifying the ‘urgent’ nature will be more flexible. Unlike the current situation, where the urgent requirements must have been unforeseeable and not within the influence of the buyer, under the new Directive the accelerated procedures can be used where the buyer could foresee the need but failed to act in time to address it.

The time limits for the Accelerated Restricted Procedure and the Accelerated Competitive Procedure with Negotiation have also changed. Oddly, it would appear that the time limits for the first stage notice under the new rules will be longer. It is also worth noting that for sub-central contracting authorities, the need for these accelerated procedures may be unnecessary given the new, much more flexible, rules surrounding the timings that they can set.

When using the mytenders Pro service you will be advised of the correct time limits when creating and publishing notices ensuring that you meet your legal obligations.

 Time Limits under the New Directive :

Open Procedure :

 Normally 35 days.

30 if tender responses submitted electronically. – i.e. the use of an electronic postbox. There will no longer be a reduction for sending notices electronically or having documents available electronically as this will be mandatory.

or

15 if PIN published for 35 days (and no longer than 12 months).

 Accelerated Open Procedure :

15 days for “state of urgency duly substantiated”.

Restricted Procedure  :

1st Stage  :

30 days.
No reductions applicable to this stage.
This stage can be replaced by the publication of a PIN however the PIN must clearly outline that it is a call for interest and not a prior warning and must be published for at least 35 days and no more than 12 months (only exception is social services which can be +12 months).

2nd Stage :

Normally 30 days.
25 if tender responses submitted electronically. – i.e. the use of an electronic postbox. There will no longer be a reduction for having documents available electronically as this will be mandatory.

10 if PIN published for 35 days (and no longer than 12 months). The PIN cannot have been the call for interest. This reduction can only be used if a stage 1 Contract Notice has been published.

For sub-central contracting authorities ONLY – they can agree a lesser time limit with bidders and if NOT agreed with bidders then the buyer can still set a time limit as low as 10 days.

Competitive Procedure with Negotiation :

Normally 30 days
No reductions as sending notice electronically will be mandatory.
This notice can be replaced by the publication of a PIN however the PIN must clearly outline that it is a call for interest and not a prior warning.

Accelerated Restricted Procedure and Accelerated Competitive Procedure with Negotiation :

 1st Stage: 15 days – this is longer than what is available under the pre-existing 2004 Directive.

2nd Stage: 10 days

Proceduri Accelerate : Noile Directive ale UE în Achiziţii Publice

În perioada ce va urma Sindicatul Naţional al Specialiştilor Experţi în Achiziţii Publice vă va ţine la curent cu Noile Directive EU în Achiziţii Publice. Până acuma am publicat :

–          Un scurt istoric şi o trecere în revistă a principalelor schimbări (The new EU Directives on Public Procurement have been published!)

În cele ce urmează vom discuta despre procedura “licitaţie deschisă accelerată” şi despre schimbările pe care această procedură le aduce. Vă rugăm să fiţi abonaţi pentru a primi imediat notificările despre articolele postate pentru a fi informaţi imediat ce alte noutăţi se vor ivi.

 Noua Directiva UE în Achiziţii Publice : Procedura de Licitaţie Deschisă Accelerată

O dată cu publicarea noilor Directive în Achiziţii Publice există acuma, o nouă procedură “Licitaţia Deschisă Accelerată”. Este asemănătoare cu Licitaţia Deschisă cu diferenţa că palierele de timp între operaţii sunt accelerate. Până acuma exista opţiunea de accelerare doar pentru procedura de Licitaţie Restrânsă şi Negociere (denumită în Noua Directivă “Procedura Competitivă de Negociere”). Introducerea acestei noi accelerate proceduri presupune că va îmbunătăţi pentru cumpărători, flexibilitatea în achiziţiile publice. Se aşteaptă ca introducerea acestei noi proceduri să conducă la scăderea utilizării procedurii de Licitaţie Accelerată Restrânsă.

Aceste proceduri accelerate trebuiesc folosite doar în cazuri de urgenţă. Cu toate acestea ambiguităţile privind “urgenţa” au fost clarificate iar motivaţiile referitoare la natura “urgenţei” au devenit mai flexibile faţă de precedenta versiune a Directivelor. În contrast cu situaţia curentă, când situaţia de urgenţă trebuie să fie neprevizibilă şi să nu fie sub nici o influenţă a Cumpărătorului, sub incidenţele Noii Directive, Noua Procedura Accelerată poate fi folosită de Cumpărător chiar şi atunci când acesta ar fi previzionat o situaţie anume dar nu a reuşit să acţioneze la timp pentru a aborda o altă procedură.

Termenele limită pentru Licitaţia Restrânsă Accelerată şi Procedura Competitivă Accelerată de Negociere s-au schimbat de asemenea. Curios, apare că temenul limită pentru prima etapă de anunţ, după noile reguli este mai mare.  De asemenea, este demn de remarcat faptul că pentru autoritățile contractante regionale și locale, nevoia pentru aceste proceduri accelerate poate fi inutilă, având în vedere noile, mult mai flexibile, norme de programare a timpilor necesari ce pot fi astfel setaţi.

Când veţi utiliza serviciile SISAP veţi fi avertizaţi din timp despre termenele limită şi termenele d epublicare ale anunţurilor publicitare astfel încât să vă îndepliniţi obligaţiile legale la timp.

 Termenele limită conform Noilor Directive :

Licitaţie deschisă :

În mod normal 35 de zile.

30 în cazul în care oferta se depune electronic – de exemplu prin utilizarea unei căsuţe poştale electronice. Nu va mai fi o reducere pentru transmiterea electronică a anunţurilor sau pentru a avea documentele disponibile electronic deoarece aceasta va fi obligatorie.

sau

15 dacă Anunţul de Intenţie a fost publicat de 35 de zile (dar nu mai mult de 12 luni)

Licitaţie Deschisă Accelerată :

15 zile pentru “starea de urgență justificată în mod corespunzător”.

Licitaţie restrânsă :

Prima Etapă :

30 de zile.

Nici o reducere nu este aplicabilă acestei etape.

Această etapă poate fi înlocuită de publicarea unui Anunţ de Intenţie, cu toate acestea Anunţul de Intenţie trebuie să evidenţieze în mod clar că acesta reprezintă un anunţ de intenţie şi nicidecum o avertizare prealabilă (o solicitare de oferte) şi trebuieşte publicat de cel puţin 35 de zile şi nu mai mult de 12 luni (singura excepţie fiind serviciile sociale care poate fi şi mai mare de 12 luni).

A doua Etapă :

În mod normal 30 de zile.

25 de zile în cazul în care oferta se depune electronic – de exemplu prin utilizarea unei căsuţe poştale electronice. Nu va mai fi o reducere pentru a avea documentele disponibile electronic deoarece aceasta va fi obligatorie.

10 dacă Anunţul de Interes a fost publicat de 35 de zile (nu mai mult de 12 luni). Anunţul de Interes nu poate fi Chemarea la Competiţie. Această reducere poate fi utilizată numai în cazul în care un anunţ de participare a fost publicat în etapa I.

Doar pentru Autorităţile Contractante Regionale sau Locale – ele pot conveni un termen mai mic cu ofertanții și în cazul în care nu au căzut de acord cu ofertanții, atunci  Cumpărătorul (Autoritatea Contractantă Centrală) poate stabili totuși o limită de timp la fel de scăzută ca şi termenul de 10 zile.

Procedură Competitivă de Negociere :

În mod normal 30 de zile.

Nici un fel de reducere atâta timp cât transmiterea anunţului pe cale electronică este obligatorie.

Acest anunţ poate fi înlocuit de publicarea unui Anunţ de Intenţie cu toate acestea Anunţul de Intenţie trebuie în mod clar să arate că nu este o chemare la competiţie.

Procedura de Licitaţie Restrânsă Accelerată şi Procedura Competitiva Accelerată de Negociere  :

Prima Etapă : 15 zile – aceasta este mai lungă decât cea existentă în Directiva din 2004.

A Doua Etapă : 10 zile.